1. יש לנסח את המכתב בצורה מכובדת, מכבדת ורשמית. זה אומר פנייה לאנשים השונים בציון רמת התואר שלהם (פרופסור, דר' או מר/גברת).

2. יש לצרף לבקשה את כל המסמכים האפשריים אשר יחזקו את הטענה שלכם.

3. אין לצאת בהאשמות כנגד גורמים שונים או לגולל תיאוריות קונספירציה כאלו ואחרות.

4. יש לתמצת ולנסות להמנע מתיאורים ארוכים ומפורטים מדי של התרחשויות.

5. יש להראות התמצאות בנהלי הבינתחומי . אי הכרת החוק לא פוטרת אתכם מעמידה בו.

6. הכרה בטעות במקרים בהם לא עמדתם בנהלי הבינתחומי תבוא לטובתכם יותר מאשר התעלמות מכך.

7. יש להתמקד בסיבות שבגללן אתם חושבים שיש לאשר את בקשתכם.

8. יש לנסח בבהירות את הבקשה שלכם. "על כן, אני מבקש ממך לאשר..."

9. יש לבקש בצורה ברורה התייחסות מצד הגורם אליו נכתב המכתב.

10. יש לציין בסיום המכתב את כל המכותבים למייל.

11. יש להודות למכותב על התייחסותו לפנייתכם.